Les outils du conseiller (tests intégration video issues de conseillez vous)

Retrouvez ici les documents supports de la mission qui seront à compléter pendant l’accompagnement des organismes au label et pendant la phase post-label.


Le fichier Excel du Guide IDEAS est l’outil de base des conseillers bénévoles. Il vous permet d’analyser chacune des bonnes pratiques et d’évaluer ainsi l’organisme vis à vis de l’ensemble du Guide.

Le processus d’accompagnement des organismes au label ou au renouvellement du label commence par la signature d’un accord de confidentialité par les bénévoles.

Chaque phase du processus est ensuite formalisée par la signature d’un accord d’engagement réciproque entre l’organisme accompagné et IDEAS. Il s’agit d’une convention initiale d’accompagnement, puis d’annexes complémentaires.




Lors des phases d’accompagnement, les organismes souhaitent être aidés dans la mise en place de certains chantiers. Pour vous permettre de répondre à cette attente, IDEAS organise chaque année plusieurs ateliers traitant les thèmes les plus délicats.

D’une demi-journée, l’atelier aborde un domaine précis de manière  pragmatique et est un lieu d’échange d’expériences et de bonnes pratiques.  Il est ouvert à tous les conseillers IDEAS.

Des ateliers similaires sont également proposés aux organismes que nous accompagnons.

Retrouvez ci-dessous les documents support de ces ateliers

Dans le cadre de notre travail de capitalisation, retrouvez ici des viedos de conseillers bénévoles qui partagent leurs expériences au sujet de questions précises.

Plateforme de capitalisation des expériences :

"Conseillez vous"

Les conseillers partagent leurs expériences

Visionner les vidéos

Partenariat avec DELL

L'Institut IDEAS est partenaire de Dell Technologies

Ainsi les conseillers bénévoles et organismes accompagnés ou labellisés (salariés ou bénévoles) peuvent bénéficier de remises sur le matériel informatique Dell (utilisé à titre personnel, professionnel ou bénévole) :

  • 14% Sur l’ensemble des ordinateurs professionnels Latitude ; Optiplex ; et Précision
  • 7% Sur l’ensemble des ordinateurs pour petites entreprises Vostro
  • 15% Sur l’ensemble des écrans professionnels
  • 5% Sur l’ensemble des ordinateurs grand public Inspiron
  • 20% Sur l’ensemble des accessoires
  • 10% Sur les ordinateurs de gaming Alienware
  • 8% sur les serveurs Power Edge

Toutes ces réductions s’ajoutent aux discounts déjà appliqués sur le site Dell.fr

Comment obtenir vos remises ?

1- Cliquez ICI pour être redirigé sur la page générant les coupons de réduction.

2- Renseignez votre adresse e-mail et le code de sécurité : IDEASXDELL22

3-Télécharger votre coupon à utiliser sur Dell.fr

Les restrictions à connaitre :

– Les coupons ne peuvent pas être utilisés simultanément avec les autres promotions basées sur des coupons. Un seul coupon valide peut être utilisé dans une seule commande, sauf indication contraire.
– Les codes de réduction sont spécifiques au pays, et correspondent à la réduction offerte dans le pays où le bon a été émis.
– Chaque adresse mail pourra générer des coupons jusqu’à 8 fois par an.
– Il est possible d’acheter jusqu’à 5 systèmes par coupon lors de l’achat en ligne. (contactez l’équipe du programme pour l’achat d’une quantité supérieure sur l’adresse : frsbp@dell.com ).
– Les niveaux de discount des coupons peuvent être revus lors de certaines périodes promotionnelles particulières.


Dossiers Comité Label (modèle à conserver)

Espace réservé aux membres du Comité Label


Dates des réunions du Comité Label pour 2020 :

25 février, 11 juin, 24 septembre, 16 octobre, 17 novembre, 26 novembre, 14 décembre

Lieu : 11 rue de Marivaux 75002 PARIS


Ordre du jour de la réunion du

9h00 - 10h20

PREMIERE CANDIDATURE

Nom de l'organisme

Et son slogan


Documents à consulter

Rapport des conseillers

Rapport du contrôleur externe

Statuts

Projet Associatif

Charte d'éthique

Cartographie des Parties Prenantes

Plan stratégique

Cartographie des risques

Comité d'audit

Rapport du CAC

Rapport Spécial conventions réglementées

Budget

Rapport Annuel

Tableaux de bord

dossier zippé à télécharger

RENOUVELLEMENT LABEL

Nom de l'organisme

Et son slogan


Documents à consulter

Rapport des conseillers (comité label précédent)

Rapport des conseillers pour le renouvellement

Rapport du contrôleur externe

Projet Associatif

Plan Stratégique

Cartographie des Parties Prenantes

Rapport du CAC (comité label précédent)

Rapport du CAC

Rapport Spécial conventions réglementées

Rapport Annuel

dossier zippé à télécharger

RENOUVELLEMENT LABEL

Nom de l'organisme

Et son slogan


Documents à consulter

Rapport des conseillers (comité label précédent)

Rapport des conseillers pour le renouvellement

Rapport du contrôleur externe

Statuts (si modifiés depuis le comité label précédent)

Projet Associatif

Cartographie des Parties Prenantes

Plan stratégique

Rapport du CAC (comité label précédent)

Rapport du CAC

Rapport Spécial conventions réglementées (sauf si Fondation RUP)

Rapport Annuel

Autres documents (si pertinent)

dossier zippé à télécharger


Dossiers Comité Label

Espace réservé aux membres du Comité Label


Dates des réunions du Comité Label pour 2024 :

7 février, 19 juin, 26 septembre, 18 octobre, 26 novembre, 16 décembre

Lieu :   CNCC

200 - 216 rue Raymond Losserand 75014 Paris


Ordre du jour de la réunion du 19 juin 2024

09h30 - 11h00 Blab France
PREMIERE CANDIDATURE

B Lab France

Accélérer la transition écologique et sociale du monde économique


Documents à consulter

Rapport du contrôleur externe

dossier zippé à télécharger


FAQ spécial conseillers

Questions relatives aux Bonnes Pratiques du guide

La protection des données personnelles est une obligation réglementaire. A l’occasion de l’élaboration de la cartographie des parties prenantes, le guide invite les organismes à vérifier pour chaque partie prenante, quelles sont les données personnelles collectées et à vérifier si les traitements réalisés sont conformes à la réglementation. C’est aussi le moment de mettre en place ou mettre à jour le registre de traitement des données obligatoire pour tous les organismes de plus de 250 employés.

Au préalable, n’hésitez pas à consulter la fiche Focus Thématique sur la RGPD qui vous donnera les bases de compréhension de cette réglementation et les liens utiles sur le site spécialisé de la CNIL.

Les engagements réciproques sont détaillés dans la charte d’éthique.

Il faut donc vérifier que les engagements réciproques sont rédigés de manière très concrète dans la charte d’éthique, de manière à ce que ces engagements puissent être observés de manière factuelle dans le quotidien des activités de l’organisme..

Idéalement le renouvellement des administrateurs doit être prévu dans les statuts avec une limitation de la durée cumulée des mandats.

En l’absence d’indication dans les statuts ou dans le règlement intérieur, l’organisme doit au minimum être en capacité de fournir un tableau de suivi des entrées/sorties des administrateurs, permettant de vérifier la réalité du renouvellement de l’Organe Collégial d’Administration

Rappel Bonne Pratique 16 : Le vote à distance (par correspondance ou Internet) est organisé pour permettre l’expression du plus grand nombre (association de plus de 50 membres).

Pour les associations d’intérêt général

  • Si le nombre d’adhérents est inférieur à 50 membres : la bonne pratique n’est pas applicable.
  • Si le nombre d’adhérents est supérieur à 50 membres : la bonne pratique n’existe pas.

Pour les associations RUP

Les statuts type des associations RUP imposent une rencontre physique : la bonne pratique n’est donc pas applicable.

Pour les fondations RUP ou non RUP

C’est le Conseil d’Administration qui tient lieu d’organe délibérant. Il est normalement constitué de moins de 50 membres : la bonne pratique n’est donc pas applicable.

Le plan stratégique doit dorénavant contenir des thèmes de Responsabilité Sociétale (BP28) et ces thèmes doivent être mis en avant dans le rapport annuel.

Ces 2 documents doivent donc clairement faire apparaitre les thèmes de Responsabilité Sociétale choisis et les Objectifs de Développement Durable retenus.

Il s’agit d’un engagement moral des membres du conseil d’administration. Pour considérer que cette bonne pratique est en place, il s’agit donc de s’assurer que l’organisme a mis en place des mécanismes pour sensibiliser ses membres sur ce sujet.

Soit le mentionner dans un document sur l’ éthique. Dans la charte éthique par exemple, où mieux dans une charte des administrateurs . La signature de la charte devient un engagement moral à déclarer ce type de situation.

On peut aussi imaginer de l’intégrer dans la déclaration annuelle des administrateurs (BP22) en élargissant le scope pour couvrir les risques de conflits d’intérêt par personnes interposées. Dans ce cas, il faudrait préciser  le type de lien d’intérêt.

Dans les 2 cas nous restons sur des engagements sur l’honneur qu’ils soient formalisées ou non .

Tout d’abord, on entend par dirigeants les membres du bureau, les membres de l’Organe Collégial d’Administration et les cadres dirigeants salariés.

 

Lorsqu’une Association ou Fondation veut passer une convention d’importance significative avec l’un de ses dirigeants, en direct ou par personne interposée, la convention est alors visée par la procédure de convention réglementée.

 

  • La procédure de convention réglementée dans les formes et conditions légales doit respecter les étapes suivantes :

1 – Le membre de l’Organe Collégial d’Administration qui souhaite proposer une convention réglementée, doit présenter une proposition de convention lors d’une réunion de l’Organe Collégial d’Administration. Pour que cette instance puisse prendre une décision éclairée, l’intéressé doit apporter tous les éléments de comparaison pertinents (résultat d’une consultation des autres acteurs du marché, par exemple).

2 – L’OCA doit ensuite approuver la convention et documenter cette décision dans le PV de réunion.

3 – Dans le mois qui suit, le CAC doit être informé de cette convention réglementée.

4 – Dans le cadre de la certification des comptes, le CAC doit mentionner cette convention lors de l’établissement du rapport spécial sur les conventions réglementées.

5 – Lors de son intervention devant l’Organe Délibérant dans le cadre de l’assemblée générale annuelle, le CAC présente son rapport sur les comptes annuels et commente les conventions réglementées.

6 – Les conventions réglementées sont alors soumises à l’approbation de l’AG dans le cadre d’une résolution.

 

A noter que la convention réglementée peut être mise en place dès son approbation par le CA et donc sans attendre la soumission à l’Assemblée Générale.

Les conventions réglementées non approuvées par l’assemblée générale produisent néanmoins leurs effets. Mais, les conséquences préjudiciables à l’association pourront être mises à la charge, individuellement ou solidairement, des dirigeants concernés.

Le modèle socio-économique doit être rappelé en introduction du plan stratégique : choix d’organisation RH (salariés, bénévoles, service civique, …), choix de ressources de financement (subventions, mécènes, public, …), stratégie de partenariats stratégiques.

Les principes déontologiques et techniques relatifs à l’organisation de la collecte couvrent les domaines suivants : les moyens employés (choix) pour rechercher des fonds, la teneur des messages utilisés, les mécanismes de gestion et de suivi (dont RGPD) des collectes, l’information sur l’utilisation des fonds collectés.

L’organisme doit être clair sur ses choix et ses règles de mise en œuvre.

nous suggérons que le rapport annuel/partie Gouvernance présente de façon succincte la gestion des risques au sein de la structure.

Questions fréquentes sur l'accompagnement

Les conseillers bénévoles IDEAS interviennent bénévolement. La gratuité de l’accompagnement pour l’association ou la fondation est l’un des principes fondateurs d’IDEAS.

Par ailleurs, avant de se présenter devant le Comité Label, l’organisme accompagné doit faire intervenir des professionnels indépendants (commissaires aux comptes ou experts comptables) pour effectuer une mission de contrôle externe portant sur les 90 Bonnes Pratiques du Guide IDEAS. Le coût de l’intervention des contrôleurs externes est à la charge de l’organisme accompagné.

De plus, chaque année, l’Institut IDEAS propose aux organismes accompagnés/labellisés de verser un don solidaire. Ce don est un acte de soutien à nos actions et contribue à renforcer la qualité et la notoriété du Label IDEAS.

Oui, pendant toute la période de préparation au label, le nom de l’organisme accompagné est confidentiel. C’est seulement lorsque le label est accordé que le nom de l’organisme labellisé est publié sur le site IDEAS et que l’organisme utilise le label pour ses propres besoins de communication.

Il convient de  garder à l’esprit les termes de l’accord de confidentialité signé en début de mission.

Tous les documents utiles aux missions d’accompagnement sont disponibles sur l’espace bénévoles du site IDEAS.

Dans la page ‘Outils du Conseiller’ vous trouverez les documents concernant le pilotage des phases Diagnostic, Optimisation et Accompagnement en post-label.

Dans la page ‘Outils du Guide’ vous trouverez l’ensemble des fiches livrables, des fiches ressources et un certain nombre de modèles de livrables. Ces outils sont également accessibles aux organismes accompagnés.

L’espace “Outils du Guide” où sont présents tous les documents utiles pour l’accompagnement  est accessible aux bénévoles ainsi qu’aux organismes accompagnés.

Vous pouvez encourager l’organisme à découvrir cet espace et bien sûr leur transmettre tout document utile à l’occasion des différents chantiers qu’ils entreprennent.

Oui, le rapport d’accompagnement doit suivre le plan prévu. Le modèle de document à utiliser est disponible sur la page ‘Les Outils du Conseiller’

Le rapport de l’analyse préalable, sous forme de fichier Excel, est commenté lors de la réunion de lancement et est remis aux conseillers bénévoles en charge de ce suivi afin que les éclaircissements demandés dans ce fichier soient apportés en tout début de diagnostic.
Le dossier complet de la CVE est disponible dans le répertoire DROPBOX de l’organisme concerné.


Les outils du Guide (Nicolas)

Fiches pratiques

(Gouvernance)


Cartographie des risques

Préparation atelier risques

Plan stratégique

peu de texte


Cartographie des risques

présente la méthodologie préconisée pour élaborer une cartographie des Risques

Préparation atelier risques

fiche de préparation pour un atelier de travail sur la cartographie des risques.

Plan stratégique

présente la structure recommandée pour un plan stratégique ainsi que la méthodologie pour sa mise au point.


Cartographie des risques

présente la méthodologie préconisée pour élaborer une cartographie des Risques

Préparation atelier risques

fiche de préparation pour un atelier de travail sur la cartographie des risques.

Plan stratégique

présente la structure recommandée pour un plan stratégique ainsi que la méthodologie pour sa mise au point.


Cartographie des risques

présente la méthodologie préconisée pour élaborer une cartographie des Risques

Préparation atelier risques

fiche de préparation pour un atelier de travail sur la cartographie des risques.

Plan stratégique

présente la structure recommandée pour un plan stratégique ainsi que la méthodologie pour sa mise au point.


Cartographie des risques

présente la méthodologie préconisée pour élaborer une cartographie des Risques

Préparation atelier risques

fiche de préparation pour un atelier de travail sur la cartographie des risques.

Plan stratégique

présente la structure recommandée pour un plan stratégique ainsi que la méthodologie pour sa mise au point.


Fiches techniques

(Gouvernance)


Cartographie des risques

présente la méthodologie préconisée pour élaborer une cartographie des Risques

Préparation atelier risques

fiche de préparation pour un atelier de travail sur la cartographie des risques.

Plan stratégique

présente la structure recommandée pour un plan stratégique ainsi que la méthodologie pour sa mise au point.

Modèles de documents

(Gouvernance)


Cartographie des risques

présente la méthodologie préconisée pour élaborer une cartographie des Risques

Préparation atelier risques

fiche de préparation pour un atelier de travail sur la cartographie des risques.

Plan stratégique

présente la structure recommandée pour un plan stratégique ainsi que la méthodologie pour sa mise au point.

Fiches pratiques

(Finance)


Cartographie des risques

présente la méthodologie préconisée pour élaborer une cartographie des Risques

Préparation atelier risques

fiche de préparation pour un atelier de travail sur la cartographie des risques.

Plan stratégique

présente la structure recommandée pour un plan stratégique ainsi que la méthodologie pour sa mise au point.


Cartographie des risques

présente la méthodologie préconisée pour élaborer une cartographie des Risques

Préparation atelier risques

fiche de préparation pour un atelier de travail sur la cartographie des risques.

Plan stratégique

présente la structure recommandée pour un plan stratégique ainsi que la méthodologie pour sa mise au point.

Fiches techniques

(Finance)


Cartographie des risques

présente la méthodologie préconisée pour élaborer une cartographie des Risques

Préparation atelier risques

fiche de préparation pour un atelier de travail sur la cartographie des risques.

Plan stratégique

présente la structure recommandée pour un plan stratégique ainsi que la méthodologie pour sa mise au point.

Fiches pratiques

(Pilotage & Evaluation)


Cartographie des risques

présente la méthodologie préconisée pour élaborer une cartographie des Risques

Préparation atelier risques

fiche de préparation pour un atelier de travail sur la cartographie des risques.

Plan stratégique

présente la structure recommandée pour un plan stratégique ainsi que la méthodologie pour sa mise au point.


Cartographie des risques

présente la méthodologie préconisée pour élaborer une cartographie des Risques

Préparation atelier risques

fiche de préparation pour un atelier de travail sur la cartographie des risques.

Plan stratégique

présente la structure recommandée pour un plan stratégique ainsi que la méthodologie pour sa mise au point.

Fiches techniques

(Pilotage & Evaluation)


Cartographie des risques

présente la méthodologie préconisée pour élaborer une cartographie des Risques

Préparation atelier risques

fiche de préparation pour un atelier de travail sur la cartographie des risques.

Plan stratégique

présente la structure recommandée pour un plan stratégique ainsi que la méthodologie pour sa mise au point.