Questions relatives aux Bonnes Pratiques du guide

La protection des données personnelles est une obligation réglementaire. A l’occasion de l’élaboration de la cartographie des parties prenantes, le guide invite les organismes à vérifier pour chaque partie prenante, quelles sont les données personnelles collectées et à vérifier si les traitements réalisés sont conformes à la réglementation. C’est aussi le moment de mettre en place ou mettre à jour le registre de traitement des données obligatoire pour tous les organismes de plus de 250 employés.

Au préalable, n’hésitez pas à consulter la fiche Focus Thématique sur la RGPD qui vous donnera les bases de compréhension de cette réglementation et les liens utiles sur le site spécialisé de la CNIL.

Les engagements réciproques sont détaillés dans la charte d’éthique.

Il faut donc vérifier que les engagements réciproques sont rédigés de manière très concrète dans la charte d’éthique, de manière à ce que ces engagements puissent être observés de manière factuelle dans le quotidien des activités de l’organisme..

Idéalement le renouvellement des administrateurs doit être prévu dans les statuts avec une limitation de la durée cumulée des mandats.

En l’absence d’indication dans les statuts ou dans le règlement intérieur, l’organisme doit au minimum être en capacité de fournir un tableau de suivi des entrées/sorties des administrateurs, permettant de vérifier la réalité du renouvellement de l’Organe Collégial d’Administration

Rappel Bonne Pratique 16 : Le vote à distance (par correspondance ou Internet) est organisé pour permettre l’expression du plus grand nombre (association de plus de 50 membres).

Pour les associations d’intérêt général

  • Si le nombre d’adhérents est inférieur à 50 membres : la bonne pratique n’est pas applicable.
  • Si le nombre d’adhérents est supérieur à 50 membres : la bonne pratique n’existe pas.

Pour les associations RUP

Les statuts type des associations RUP imposent une rencontre physique : la bonne pratique n’est donc pas applicable.

Pour les fondations RUP ou non RUP

C’est le Conseil d’Administration qui tient lieu d’organe délibérant. Il est normalement constitué de moins de 50 membres : la bonne pratique n’est donc pas applicable.

Le plan stratégique doit dorénavant contenir des thèmes de Responsabilité Sociétale (BP28) et ces thèmes doivent être mis en avant dans le rapport annuel.

Ces 2 documents doivent donc clairement faire apparaitre les thèmes de Responsabilité Sociétale choisis et les Objectifs de Développement Durable retenus.

Il s’agit d’un engagement moral des membres du conseil d’administration. Pour considérer que cette bonne pratique est en place, il s’agit donc de s’assurer que l’organisme a mis en place des mécanismes pour sensibiliser ses membres sur ce sujet.

Soit le mentionner dans un document sur l’ éthique. Dans la charte éthique par exemple, où mieux dans une charte des administrateurs . La signature de la charte devient un engagement moral à déclarer ce type de situation.

On peut aussi imaginer de l’intégrer dans la déclaration annuelle des administrateurs (BP22) en élargissant le scope pour couvrir les risques de conflits d’intérêt par personnes interposées. Dans ce cas, il faudrait préciser  le type de lien d’intérêt.

Dans les 2 cas nous restons sur des engagements sur l’honneur qu’ils soient formalisées ou non .

Tout d’abord, on entend par dirigeants les membres du bureau, les membres de l’Organe Collégial d’Administration et les cadres dirigeants salariés.

 

Lorsqu’une Association ou Fondation veut passer une convention d’importance significative avec l’un de ses dirigeants, en direct ou par personne interposée, la convention est alors visée par la procédure de convention réglementée.

 

  • La procédure de convention réglementée dans les formes et conditions légales doit respecter les étapes suivantes :

1 – Le membre de l’Organe Collégial d’Administration qui souhaite proposer une convention réglementée, doit présenter une proposition de convention lors d’une réunion de l’Organe Collégial d’Administration. Pour que cette instance puisse prendre une décision éclairée, l’intéressé doit apporter tous les éléments de comparaison pertinents (résultat d’une consultation des autres acteurs du marché, par exemple).

2 – L’OCA doit ensuite approuver la convention et documenter cette décision dans le PV de réunion.

3 – Dans le mois qui suit, le CAC doit être informé de cette convention réglementée.

4 – Dans le cadre de la certification des comptes, le CAC doit mentionner cette convention lors de l’établissement du rapport spécial sur les conventions réglementées.

5 – Lors de son intervention devant l’Organe Délibérant dans le cadre de l’assemblée générale annuelle, le CAC présente son rapport sur les comptes annuels et commente les conventions réglementées.

6 – Les conventions réglementées sont alors soumises à l’approbation de l’AG dans le cadre d’une résolution.

 

A noter que la convention réglementée peut être mise en place dès son approbation par le CA et donc sans attendre la soumission à l’Assemblée Générale.

Les conventions réglementées non approuvées par l’assemblée générale produisent néanmoins leurs effets. Mais, les conséquences préjudiciables à l’association pourront être mises à la charge, individuellement ou solidairement, des dirigeants concernés.

Le modèle socio-économique doit être rappelé en introduction du plan stratégique : choix d’organisation RH (salariés, bénévoles, service civique, …), choix de ressources de financement (subventions, mécènes, public, …), stratégie de partenariats stratégiques.

Les principes déontologiques et techniques relatifs à l’organisation de la collecte couvrent les domaines suivants : les moyens employés (choix) pour rechercher des fonds, la teneur des messages utilisés, les mécanismes de gestion et de suivi (dont RGPD) des collectes, l’information sur l’utilisation des fonds collectés.

L’organisme doit être clair sur ses choix et ses règles de mise en œuvre.

nous suggérons que le rapport annuel/partie Gouvernance présente de façon succincte la gestion des risques au sein de la structure.

Questions fréquentes sur l'accompagnement

Les conseillers experts d’IDEAS interviennent bénévolement. La gratuité de l’accompagnement pour l’association ou la fondation est l’un des principes fondateurs d’IDEAS.

Par ailleurs, avant de se présenter devant le Comité Label, l’organisme accompagné doit faire intervenir des professionnels indépendants (commissaires aux comptes ou experts comptables) pour effectuer une mission de contrôle externe portant sur les 90 Bonnes Pratiques du Guide IDEAS. Le coût de l’intervention des contrôleurs externes est à la charge de l’organisme accompagné.

De plus, chaque année, IDEAS propose aux organismes accompagnés/labellisés de verser un don solidaire. Ce don est un acte de soutien à nos actions et contribue à renforcer la qualité et la notoriété du Label IDEAS.

Oui, pendant toute la période de préparation au label, le nom de l’organisme accompagné est confidentiel. C’est seulement lorsque le label est accordé que le nom de l’organisme labellisé est publié sur le site IDEAS et que l’organisme utilise le label pour ses propres besoins de communication.

Il convient de  garder à l’esprit les termes de l’accord de confidentialité signé en début de mission.

Tous les documents utiles aux missions d’accompagnement sont disponibles sur l’espace bénévoles du site IDEAS.

Dans la page ‘Outils du Conseiller’ vous trouverez les documents concernant le pilotage des phases Diagnostic, Optimisation et Accompagnement en post-label.

Dans la page ‘Outils du Guide’ vous trouverez l’ensemble des fiches livrables, des fiches ressources et un certain nombre de modèles de livrables. Ces outils sont également accessibles aux organismes accompagnés.

L’espace “Outils du Guide” où sont présents tous les documents utiles pour l’accompagnement  est accessible aux bénévoles ainsi qu’aux organismes accompagnés.

Vous pouvez encourager l’organisme à découvrir cet espace et bien sûr leur transmettre tout document utile à l’occasion des différents chantiers qu’ils entreprennent.

Oui, le rapport d’accompagnement doit suivre le plan prévu. Le modèle de document à utiliser est disponible sur la page ‘Les Outils du Conseiller’

Le rapport de l’analyse préalable, sous forme de fichier Excel, est commenté lors de la réunion de lancement et est remis aux conseillers bénévoles en charge de ce suivi afin que les éclaircissements demandés dans ce fichier soient apportés en tout début de diagnostic.
Le dossier complet de la CVE est disponible dans le répertoire DROPBOX de l’organisme concerné.