[Ressources] Imaginer son dispositif de gestion de crise : est-ce trop tard ?
La crise est par essence un point de basculement. On rappelle volontiers que la culture chinoise utilise 2 mots pour définir la crise : « danger » et « opportunité ». C’est la dimension « opportunité » qui nous intéresse ici pour aborder le thème de la gestion de crise. Une fois maîtrisée la situation d’urgence, nous pouvons mettre à profit cette situation exceptionnelle pour en tirer quelques leçons utiles pour la suite, en nous appuyant sur le Guide IDEAS des Bonnes Pratiques, dans son volet « Une politique dynamique de gestion des risques ».
La crise oblige à adapter sa gouvernance, à mettre en œuvre des processus de travail inhabituels mais aussi à une communication renforcée auprès des parties prenantes internes et externes. L’anticipation des scénarii de gestion de crise permet d’imaginer les difficultés qui seront rencontrées et ainsi de préparer l’organisation et les outils pour la gérer au mieux. S’il n’est pas toujours évident, en partant d’une feuille blanche d’imaginer les scénarii de crise et les difficultés à surmonter, la crise actuelle nous met en situation de nous confronter à la réalité.
Aujourd’hui, nous traversons tous la même crise : la pandémie COVID-19. Ce n’est pas le bon moment pour écrire notre scénario de gestion de crise : nous sommes dans l’action, nous ne sommes plus dans l’anticipation. Mais, c’est le bon moment pour apprendre et capitaliser. Il faut donc s’organiser pour garder la mémoire de ce qui a bien fonctionné et de ce qui nous a mis en difficulté.
Pour le faire efficacement, voici quelques recommandations :
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PREVOIR des séances de débriefing à chaud, et à fréquence régulière, en fonction de l’impact de la crise sur votre activité pour :
• Recenser dans leur chronologie les actions mises en œuvre pour faire face aux difficultés
Noter les difficultés rencontrées et les solutions mises en œuvre dans l’urgence puis de façon plus pérenne
• Lister les activités critiques
Repérer celles qui ont dû être prises en compte en priorité
• Recenser vos modes dégradés
Sous forme, par exemple, de messages par mails, affiches, fiches réflexes, consignes provisoires, mode dérogatoire, etc.
• Identifier les facteurs aggravants
Ils peuvent être internes (absentéisme, informatique) ou externes (pénurie, difficultés de déplacements, défaillance de prestataires, etc)
• Identifier les porteurs d’enjeux
Parties prenantes internes ou externes qui influent sur le déroulement de la crise
• Mettre à jour votre liste de contacts
Répertoire des personnes clés
• Préciser le besoin en cellules de crises
Nombre de cellules de crise, type (décisionnelles vs opérationnelles), lieux de rencontre, participants (internes/externes), outils de travail à mettre à disposition
Analyser le fonctionnement de vos cellules de crise et noter les points à améliorer
• Analyser votre plan de communication de crise
Interne (informations, instructions, animations) et externes (information, consignes provisoires), outils, médias utilisés
• Identifier les impacts sur vos plans habituels de communication
Interne, externe, nouveaux outils ou medias utilisés
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ORGANISER un retour d’expérience à froid lorsque la crise s’éteindra
• Rassembler tous les éléments issus des séances de débriefing à chaud
• Les analyser et les consolider : ce que j’ai appris de mes difficultés
• Lister les améliorations à apporter : ce que je mets en place pour éviter ces difficultés
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POUR CONCLURE
Nous sommes conscients que cette démarche peut paraître chronophage dans cette période très intense pour vous.
C’est pourtant un travail auquel vous pourrez associer salariés, bénévoles (dont les élus), occasion de reconnaître le défi relevé ensemble.
De manière plus opérationnelle, ce travail vous permettra de :
• Constituer/enrichir votre manuel de crise
• Écrire ou mettre à jour votre procédure de gestion de crise
• Revisiter et mettre à jour la cartographie des risques
• Imaginer les situations de cumul de facteurs aggravants probables pour vérifier l’efficacité de vos parades
Pour vous aider dans cette dernière étape, dans ce contexte exceptionnel l'Institut IDEAS met à votre disposition les fiches habituellement réservées aux associations accompagnées.
L’Institut IDEAS se réorganise pour rester disponible
A situation inédite, organisation exceptionnelle.
Les conseillers bénévoles et l’équipe permanente de l’institut IDEAS restent mobilisés et travaillent désormais à distance. Vous pouvez nous joindre par mail, par visioconférence ou sur nos téléphones portables (le standard n’est plus accessible)
N’hésitez pas à nous solliciter
par mail à l’adresse : communication@ideas.asso.fr
[Publication] Guide pratique des règles comptables applicables aux associations, fondations et fonds de dotation
Un nouveau règlement comptable applicable aux organismes sans but lucratif est entré en vigueur au 1er janvier 2020. Afin d’accompagner les associations, fondations et fonds de dotation, le Haut Conseil à la vie associative vient de publier un guide pratique. Alain Levrard, Président du Comité Label IDEAS, a participé à l’élaboration de ce Guide.
Cet ouvrage explique les changements apportés par la nouvelle réglementation, décrit les méthodes et présente quelques exemples. Il est conçu comme une aide opérationnelle aussi pédagogique que possible. Ce guide pratique est en vente sur le site de la Documentation française.
Le HCVA met, de plus, à disposition des modèles de tableaux Excel afin d’accompagner les responsables, notamment les comptables et trésoriers des associations. Ils sont accessibles librement
Deux personnalités de l’Institut IDEAS rejoignent l’équipe des experts de l’Institut ISBL
Isabelle GOUGENHEIM, Présidente de l’Institut IDEAS et Paul PRUD’HOMME, Président du Comité Expert IDEAS, viennent renforcer la communauté des experts de l’Institut ISBL.
L’Institut ISBL est un think tank qui a pour objectif la promotion de « l’entrepreneuriat associatif » comme force de transformation sociale.
À ce titre, il a invité des personnalités de premier plan, au regard de leur connaissance de l’ESS, de leurs convictions ainsi que de leur investissement personnel depuis de nombreuses années, dans cette démarche de changement.
Vous retrouverez leurs chroniques dans la newsletter ISBL MAGAZINE.
Isabelle GOUGENHEIM
Présidente bénévole de l’Institut IDEAS
Administratrice générale au Ministère de l’Economie et des Finances, actuellement conseillère à la Médiation des entreprises de ce ministère
Paul PRUD’HOMME
Commissaire aux comptes – Expert Comptable – Président du Comité Expert IDEAS
Le comité label IDEAS accueille quatre nouveaux membres et renouvelle sa confiance au Président Alain Levrard
Le Comité Label IDEAS a le plaisir d’annoncer la nomination de quatre nouveaux membres : Chantal Bruneau, Sophie Fourchy, Jean-Louis Leroux et Sylvie Toraille et la réélection du Président Alain Levrard pour un mandat de trois ans.
Instance autonome, le comité Label décerne le Label IDEAS aux associations, fondations et fonds de dotation candidates, qui se présentent au terme d’une démarche de progrès de plusieurs mois, mise en oeuvre grâce à l’accompagnement bénévole de l’Institut IDEAS, sur la base du Guide des Bonnes pratiques. Véritable jury, les membres du comité prennent leur décision après une audition approfondie des dirigeants des organismes candidats et après analyse d’un dossier très complet qui comprend, notamment, les rapports des contrôles effectués par des professionnels indépendants.
« La variété des compétences rassemblées au sein du Comité Label permet d’aborder chaque dossier sous des angles complémentaires » précise Alain Levrard, Président du Comité Label
Chantal Bruneau
Titulaire d’un DEA de sciences politiques, elle est, de 1982 à 1983, chargée de mission pour les politiques de vie associative au Ministère du Temps libre, avant de diriger le bureau chargé de piloter les politiques de partenariat avec les associations, au Ministère de la Jeunesse et des Sports, jusqu’en 2001.
Son expertise au service du secteur associatif se poursuit en tant que conseillère technique au Conseil National de la Vie Associative, jusqu’en 2006, puis comme chargée de mission auprès de la sous-directrice des politiques de vie associative jusqu’en 2014. Elle conclut sa carrière en occupant le poste de secrétaire générale du Haut Conseil à la vie associative, jusqu’en 2019.
Sophie Fourchy
Ingénieure agronome, Sophie Fourchy mène pendant 3 ans des missions d’expertise pour des projets de développement rural, notamment en Afrique et en Amérique du Sud. En 2001, elle participe à la création de la Fondation d’entreprise Carrefour qu’elle dirige en y développant le mécénat humanitaire, financier, matériel, logique, de compétence et met en place des passerelles d’emplois depuis les entreprises d’insertion.
Forte de cette expérience stratégique et opérationnelle, elle vient de fonder “Philantreprise”, une agence de conseil en mécénat qui accompagne les entreprises, fonds et fondations, organisations à finalité sociale, collectivités et particuliers dans la définition, le déploiement et la valorisation de leurs actions d’intérêt général.
Jean-Louis Leroux
Après 15 ans dans le secteur industriel, il prend la direction financière puis la direction générale de Médecins du Monde pendant 4 ans.
Sa carrière se poursuit à la direction de l’Agence EXCEL (spécialisée en communication et collecte de fonds pour les fondations et association) pendant 10 ans puis celle de l’agence JUMP pendant 10 ans également.
Après avoir occupé pendant plus de 30 ans des postes d’administrateur au sein d’associations (Sauvegarde de l’Enfance de Paris, Planète Urgence, Institut de l’humanitaire, etc…), il créé avec Philippe Chabasse en 2010, l’association JUBILACION, dont l’objectif majeur et d’encourager les futurs et jeunes retraités à s’engager dans le bénévolat.
Sylvie Toraille
Elle commence sa carrière, à la sortie d’HEC, à la Régie immobilière de la Ville de Paris où ses fonctions de maître d’ouvrage la conduisent notamment à travailler avec les futurs gestionnaires associatifs des équipements publics qu’elle réalise.
Après quelques années d’enseignement, à l’issue de l’ENA, elle intègre la 5ème chambre de la Cour des Comptes. En 2006, elle est désignée rapporteure générale de l’enquête « tsunami » menée auprès de 32 associations et fondations, et assume ensuite la responsabilité du secteur « générosité publique » pendant 5 ans. Elle est actuellement conseillère maître à la 4ème chambre.
Enquête IDEAS : Aidez-nous à vous aider !
Notre objectif : proposer de nouveaux outils pour aider toujours plus d’associations, de fondations et fonds de dotation dans leur développement. Une enquête est en cours auprès des associations ayant téléchargé le nouveau Guide des Bonnes Pratiques IDEAS.
Comme vous le savez la mission de l’Institut IDEAS est de soutenir les associations et les fondations dans leur mission d’intérêt général. Pour ce faire l’Institut propose à ce jour :
1) “Le Guide IDEAS des Bonnes Pratiques” en accès libre sur son site ;
2) Un accompagnement bénévole gratuit des organismes qui souhaitent être candidats au Label IDEAS
Nous souhaitons aujourd’hui proposer de nouveaux modes de soutien pour un plus grand nombre d’associations et fondations et ainsi optimiser leur action et favoriser leur développement.
Associations, fondations et fonds de dotation,
nous souhaitons recueillir votre avis
sur les solutions les plus adaptées à vos besoins.
Merci du temps que vous allez consacrer à cette enquête
(temps de réponse estimé à 3 mn).
[A lire] "Faut-il créer un fonds de dotation ou une fondation sous égide ?"
Article du Nouvel Economiste, avec l’interview de plusieurs acteurs du secteur dont Suzanne Chami, Déléguée générale de l’Institut IDEAS.
“Faut-il créer un fonds de dotation ou une fondation sous égide ?”
La facilité de création et d’administration pour l’un, l’assurance de l’efficacité et de l’impact pour l’autre.
Par Benjamin Pruniaux
Article publié le 12/02/2020 dans LE NOUVEL ECONOMISTE
[27/02] Atelier IDEAS Lab Le Rapport Annuel : "Pourquoi et Comment l’élaborer ?"
# Le Rapport Annuel :
Pourquoi et Comment l’élaborer ?
Un outil stratégique de communication
Le jeudi 27 février 2020
de 9h à 12h30 à Paris 1er
Le rapport annuel, projet de toute l’équipe dirigeante de la structure,
présente à l’ensemble des parties prenantes l’action menée par la structure durant l’année écoulée
et notamment ses engagements RSE.
Les objectifs de cet atelier IDEAS Lab :
– Identifier les informations essentielles à y faire figurer
– Permettre à votre organisme d’exprimer sa singularité
– Produire un document clair et agréable à lire
– Faire de sa réalisation un projet d’équipe stimulant
Conditions de participation :
– Organismes accompagnés par l’Institut IDEAS (avant et après le Label) : Gratuit
– Autres organismes à but non lucratif : 40 € (limité à 3 places)
L’accès est réservé aux personnes inscrites. L’adresse exacte sera communiquée après inscription.
Fondation de France obtient pour la 2ème fois le Label IDEAS
Le mot d'Axelle Davezac, directrice générale de la Fondation de France
“Le Label IDEAS est exigeant, il permet d’améliorer en permanence la qualité de nos actions au service de l’intérêt général. Nous nous inscrivons dans une démarche d’évolution régulière de nos pratiques pour accompagner au mieux tous ceux qui veulent agir pour une société plus juste et plus durable.”
La Fondation de France
“Chacun de nous a le pouvoir d’agir pour l’intérêt général.” Cette conviction est, depuis 50 ans, le moteur de la Fondation de France. Chaque jour, elle encourage, accompagne et transforme les envies d’agir en actions utiles et efficaces pour construire une société plus digne et plus juste.
La Fondation de France a développé un savoir-faire unique, en s’appuyant sur les meilleurs experts, des centaines de bénévoles et des milliers d’acteurs de terrain, dans tous les domaines de l’intérêt général : aide aux personnes vulnérables, recherche médicale, environnement, culture, éducation… Elle intervient de deux façons : à travers ses propres programmes d’actions et en facilitant le travail de 857 fondations qu’elle abrite. Elle soutient ainsi près de 10 000 projets chaque année.
Présente sur tous les territoires, la Fondation de France est le premier réseau de philanthropie en France. Indépendante et privée, elle agit grâce à la générosité des donateurs.
Le Label IDEAS : une démarche structurante et exigeante
Le Label IDEAS reconnait la qualité de la gouvernance, de la gestion financière et du suivi de l’efficacité de l’action.
Il est décerné aux associations et fondations qui répondent aux exigences du Guide IDEAS des Bonnes Pratiques. Ce référentiel, construit par les parties prenantes du secteur associatif et de la philanthropie, couvre les champs clés du fonctionnement d’une organisation.
Les organismes présentent leur candidature au terme de l’accompagnement mené par IDEAS qui a pour objectif d’optimiser leur fonctionnement et de renforcer leur capacité d’action et de développement.
[à lire] Des pros pour les assos
Cet article, rédigé pour le magazine « L’Ena hors les murs » n° 494, revient sur la montée en compétence et la professionnalisation du secteur de l’intérêt général.
La nomination de Gabriel Attal, comme Secrétaire d’État en charge de la vie associative, auprès du ministre de l’Éducation nationale et de la Jeunesse Jean-Michel Blanquer, lui-même très attentif à ces sujets, a impulsé une nouvelle dynamique au dialogue avec le secteur associatif.
Il est en effet indispensable de reconnaître le travail très engagé et efficace de plus de 1,5 million de salariés et de 20 millions de bénévoles, essentiel pour la préservation du lien social dans de multiples champs de la solidarité, et bien souvent en complément de politiques publiques.
Ces chiffres très importants représentent près de 10 % de l’emploi privé, et un budget équivalent à 3,3% du PIB (rapport Viviane Tchernonog 2018).
Les évolutions auxquelles le monde associatif doit faire face sont considérables, sous la pression de l’environnement juridique et administratif, et de la multiplication des appels à projets. Les dirigeants, tout comme la gouvernance des associations, s’adaptent à ces changements avec une montée en compétence significative, et une professionnalisation accrue des équipes. Quelques acteurs ont contribué collectivement à la structuration du secteur associatif, et leurs sites internet constituent de précieux centres de ressources, librement accessibles.
Parmi les principaux pour assurer la professionnalisation des associations : le Mouvement Associatif, le Centre Français des fondations, France Générosités, Admical (le portail du mécénat), le Don en confiance, l’Institut IDEAS (accompagnement et structuration), AFF (fundraising), la Fonda (stratégie et prospective), Le Rameau (innovation sociale), l’IDAF, France Bénévolat… etc.
Peu visibles dans les medias, en dehors de leurs réseaux professionnels, ces acteurs ont acquis, développé et partagé une réelle expertise qui contribue à soutenir encore plus efficacement des populations en situation de fragilité (santé, scolarité, insertion, logement …).
À nous aussi de mieux les connaître et valoriser leur action, au service de l’intérêt général.
Par Isabelle Gougenheim, Présidente de I’Institut IDEAS
ENA – Promotion Solidarité