Focus : La démarche IDEAS et les associations de solidarité internationale
Cet article, rédigé pour la lettre du CSOEC, traite des apports de la démarche d’amélioration continue proposée par IDEAS, appliquée aux associations de solidarité internationale.
Que peut apporter IDEAS aux associations de solidarité internationale qui font appel à des bailleurs internationaux pour financer leurs projets ?
– un référentiel créé par un comité d’experts représentant les différentes parties prenantes : associations, financeurs, métiers du contrôle et de l’audit ;
– une méthodologie structurante ;
– un accompagnement dans la durée par des conseillers bénévoles ;
– un label, outil de valorisation de la qualité de l’organisation.
Les associations peuvent s’appuyer sur l’ensemble de ces éléments pour améliorer la qualité de la gestion de leur association : plan stratégique, analyse de risques, tableau de bord, comité de vigilance, etc. et mettre ainsi en œuvre une dynamique d’amélioration continue.
ET SUR LE TERRAIN QU’EN DISENT LES ASSOCIATIONS ?
Le processus d’accompagnement vers la labellisation peut paraître ambitieux au démarrage, à l’instar de la mise en place du reporting exigé par les bailleurs de fonds. Effectivement, il s’agit d’entrainer les différentes parties prenantes de l’association dans une mise à plat de l’organisation. Cette première étape est indispensable pour établir un constat partagé de la situation de l’association au regard des 120 indicateurs du Guide IDEAS des bonnes pratiques. Sur la base de ce « diagnostic », IDEAS propose ensuite un plan d’action, dans les 3 champs, Gouvernance,
Finances et Efficacité de l’action, pour faire progresser l’organisation grâce à l’accompagnement, réalisé dans la durée, par le binôme de conseillers bénévoles.
IDEAS propose un cadre structurant et une méthodologie qui permettent d’élaborer les différents documents pouvant répondre à des requêtes spécifiques des bailleurs de fonds. Grâce aux outils fournis, aux ateliers de formation, et à l’implication des conseillers bénévoles, l’association formalise les processus, rédige des documents qui pourront être proposés à tous les bailleurs, gage de gain de temps et de ressources humaines.
En tant que conseillère bénévole chez IDEAS, j’accompagne l’association OPC (Organisation pour la Prévention de la Cécité) qui intervient en Afrique Francophone pour préserver la vue des populations les plus démunies. Cette association a obtenu le label IDEAS en novembre 2015 et en sollicite le renouvellement en 2019.
OPC reconnaît qu’« avoir préparé le dossier maîtrise des risques, et avoir formalisé le plan stratégique et certaines procédures», dans le cadre des exigences du Guide IDEAS et de la démarche de labellisation, lui a permis de construire rapidement le dossier réclamé par RTI (Research Triangle Institute) pour postuler sur un projet aux Etats-Unis. Il n’y a eu que la traduction en anglais à faire. Le dossier a été reconnu comme très professionnel et la notoriété ainsi que la visibilité d’OPC en tant que bureau d’études est maintenant solide. OPC a aussi retenu de cette expérience qu’il est indispensable de préparer d’emblée une version en langue anglaise de l’ensemble de ces documents fondamentaux.
L’accompagnement d’OPC par IDEAS se poursuit pour améliorer les tableaux de bord de l’association et mettre en place un « comité de vigilance », gardien des bonnes pratiques de l’organisation et garant de la dynamique d’amélioration continue.
IDEAS fait également bénéficier aux associations accompagnées de son réseau , des partenariats noués avec les experts du monde associatif. Elle les aide ainsi à trouver des compétences sur des sujets spécifiques : qualité de la communication financière, gestion des risques, comptabilité analytique, fiscalité… Autant de sujets pour lesquels l’association pourra s’appuyer également sur les compétences et savoir-faire de son expert-comptable. Les associations de solidarité internationale labellisées IDEAS en témoignent : la démarche de labellisation et le Guide IDEAS sont un des leviers de la professionnalisation du secteur.
Cette démarche, tout comme le Label IDEAS, résultats d’une co-construction et du regard croisé de plusieurs parties prenantes, permettent de valoriser la qualité des organismes de solidarité internationale (OSI) et de faciliter ainsi le dialogue avec les bailleurs de fonds.
Auteur : Sylvie Chandeson, conseillère IDEAS
Article rédigé pour le n°49 de LA LETTRE ” ACTU EXPERTS ASSOCIATIONS “ du CSOEC (Conseil supérieur de l’Ordre des Experts Comptables)
RDV 18/04 : Webinaire "apprendre à faire alliance"
Ce rendez-vous est proposé par la plateforme " l'innovation territoriale en actions " dans le cadre d'un cycle de webinaires mensuels qui permet de partager les expériences entre territoires.
Cette plateforme créée par le Rameau en partenariat avec la Caisse des Dépôts, le CGET et le Groupe La Poste a pour objectif de partager les méthodes et outils qui ont fait leurs preuves en matière de co-construction pour répondre aux défis locaux.
> Le prochain webinaire :
" Apprendre à faire alliance "
Jeudi 18 avril, de 13 h à 14h
> Visitez la plateforme : l'innovation territoriale en actions
RDV 18/04 : Atelier IDEAS Lab "Le Pilotage de votre structure, de quoi parle-t-on ? "
Découvrez pourquoi et comment mettre au point le tableau de bord de votre organisme. Définissez les indicateurs qui vous permettront de suivre la réalisation de vos objectifs et de prendre les bonnes décisions face aux observations faites.
Lors des missions d'accompagnement vers le Label IDEAS, nous constatons que les directions et le CA rencontrent des difficultés pour définir le tableau de bord nécessaire à un pilotage de qualité. (Dans le Guide IDEAS des bonnes pratiques, le troisième thème traité est "l'EFFICACITE".)
Lors de cet atelier IDEAS Lab, vous découvrirez pourquoi et comment mettre au point le tableau de bord de votre organisme, comment c'est à dire définir les indicateurs qui vous permettront de :
- suivre la réalisation de vos objectifs
- prendre les bonnes décisions face aux observations faites
RDV le jeudi 18 avril 2019 de 9h30 à 12h30 à Paris 1er
(Accueil café dès 9h)
Adresse exacte communiquée après inscription.
Conditions de participation :
- Organismes accompagnés par IDEAS : Gratuit
- Autres organismes à but non lucratif : 40 € (limité à 2 places)
> Inscription en cliquant ici <
La fondation Paralysie Cérébrale obtient pour la 2ème fois le label IDEAS
Cette Fondation a pour vocation de promouvoir et soutenir la recherche sur la paralysie cérébrale, œuvrer pour l’amélioration de la qualité des soins, la diffusion des bonnes pratiques et le développement des connaissances.
Mission de la Fondation Paralysie Cerebrale
La Fondation Paralysie Cérébrale a été créée en 2006 par des associations de parents et des professionnels de santé, avec le soutien du Ministère de l’Enseignement supérieur et de la Recherche. Elle a pour vocation de promouvoir et soutenir la recherche sur la paralysie cérébrale, œuvrer pour l’amélioration de la qualité des soins, la diffusion des bonnes pratiques et le développement des connaissances. Elle mène chaque année des appels à projets de recherche et attribue des fonds aux travaux les plus prometteurs. Ces appels à projets, financés grâce aux dons que la Fondation collecte, sont supervisés par son Conseil Scientifique, composé d’experts européens indépendants.
Le Label IDEAS : une démarche structurante et exigeante
Le Label IDEAS est décerné aux associations et fondations qui répondent aux exigences du Guide IDEAS des bonnes pratiques. Ce référentiel, construit par les parties prenantes du secteur associatif et de la philanthropie, couvre les champs clés du fonctionnement d’une organisation à but non lucratif : gouvernance, gestion financière et suivi de l’efficacité de l’action.
Les organismes présentent leur candidature au terme de l’accompagnement mené par IDEAS qui a pour objectif d’optimiser leur fonctionnement et de renforcer leur capacité d’action et de développement.
Le mot du Dr Alain Chatelin, Président de la Fondation Paralysie Cérébrale
” Nous sommes ravis du renouvellement qui confirme notre appartenance à la grande famille IDEAS. L’accompagnement d’IDEAS nous a permis d’améliorer nos pratiques et d’optimiser notre gouvernance. Ce label est un outil précieux pour nous permettre de montrer à nos donateurs, actuels ou futurs, notre transparence et notre rigueur dans la gestion des fonds que nous recevons.”
RDV 12/04 : Formation mécénat "Processus de sélection des projets à financer"
IDEAS propose une formation à destination des mécènes, en partenariat avec Admical. Une journée pour élaborer ou renforcer le processus de sélection des projets à financer et permettre une décision éclairée et objective.
Cette formation s'adresse aux personnes impliquées dans le processus de sélection des projets à financer : responsable de mécénat en entreprise, responsable RSE, fondation, fonds de dotation...Optimiser le processus de sélection des projets à financer permet aux mécènes de :
-Sélectionner les projets de manière éclairée et objective
-Financer les projets cohérents avec leur stratégie de mécénat
-Agir afin que ces projets atteignent leurs objectifs et aient l'impact souhaité
Lors de cette journée, IDEAS s'attachera à aider les mécènes à prendre en compte les spécificités, contraintes et enjeux des organismes à but non lucratif. Notre expertise du secteur et notre méthodologie éprouvée nous permettent de proposer des indicateurs pertinents pour évaluer à la fois le projet ainsi que l'organisme qui le porte.
Rappelons que depuis 10 ans, IDEAS accompagne les organismes d'intérêt général dans l'optimisation de leur fonctionnement afin de renforcer leur capacité d'action et de développement. Cet accompagnement s'appuie sur le Guide IDEAS des bonnes pratiques qui couvre les points clés d'un organisme à but non lucratif : gouvernance, gestion financière et efficacité de l'action. Ce référentiel structurant est construit en convergence des besoins des associations et des attentes des financeurs.
Date : Vendredi 12 avril 2019
Lieu : Paris
Informations et inscription cliquer ici.
Cette formation est proposée en partenariat avec Admical*, acteur clé du développement et de la professionnalisation du mécénat en France.
* Admical : Association reconnue d’utilité publique, qui a pour mission de donner aux entreprises et aux entrepreneurs l’envie et les moyens d’affirmer et de concrétiser leur rôle sociétal grâce au mécénat. Elle rassemble et représente les mécènes. Admical informe grâce au Portail du mécénat, accompagne mécènes et porteurs de projets grâce à différents outils (e-Répertoire des mécènes, Les Repères Admical...), propose des services (formations, accompagnement juridique...) et des événements (Mécènes Forum, Les Labs...).
RDV 03/04 : Remise des « Waldeck », Prix du Mouvement associatif
L'Institut IDEAS, membre du jury, vous invite à venir découvrir les initiatives remarquables menées au cœur des associations lors de la remise des WALDECK, Prix du Mouvement associatif. Les « Waldeck » sont un soutien à des démarches originales mises en place par les associations autour de 4 enjeux majeurs : l’emploi, l’engagement, les coopérations plurielles et les pratiques numériques.
Venez découvrir les initiatives remarquables menées au cœur des associations lors de la remise des WALDECK, Prix du Mouvement associatif.
Le Mercredi 03 avril 2019 de 17h30 à 19h30
aux Récollets, 148 rue du Faubourg Saint-Martin,75010 Paris
en présence de Muriel Hurtis, figure emblématique de l’athlétisme français, conseillère au Conseil économique, social et environnemental, et marraine des Waldeck
- la remise de prix sera suivie d'un cocktail à 19h -
Information sur les Waldeck : https://lemouvementassociatif.org/leswaldeck/
RDV 21/03 : IDEAS Lab " Comment vous préparer à la nouvelle réglementation comptable? "
Le CSOEC, la CNCC et l'Institut IDEAS vous proposent un atelier pour préparer la mise en œuvre du nouveau règlement comptable 2018-06 des associations et fondations.
Ce nouveau règlement s'appliquera obligatoirement pour la majorité des associations et fondations le 1er janvier 2020, (exercices ouverts à compter de cette date, et par anticipation dès à présent).
Cet atelier vous propose de comprendre :
-Les enjeux et les changements,
-Et comment anticiper et se préparer.
Deux experts animeront cet atelier :
-Philippe Guay, Expert-comptable et commissaire aux comptes et Ex-Président de la Commission " associations, fondations et fonds de dotation " de la Compagnie Nationale des Commissaires aux Comptes (CNCC).
-Chakib Hafiani, Expert-comptable et Président du Comité secteur non-marchand - Associations du Conseil supérieur de l'ordre des experts-comptables (CSOEC).
Le jeudi 21 mars 2019 de 14h à 17h
Lieu : CSOEC 19 Rue Cognacq Jay, 75007 Paris
Inscription obligatoire
Cet atelier est organisé par : le CSOEC, la CNCC et l'Institut IDEAS.
Des laboratoires d’idées dédiés à l’intérêt général se réunissent pour contribuer au GRAND DÉBAT
À l’invitation de la Fonda, des think tanks d’intérêt général se réunissent pour contribuer au grand débat national, en partageant leurs analyses des transformations de la société et leurs observations des innovations sociales et démocratiques.
La Fonda, Futuribles International, le Labo de l’ESS, la 27e Région et RESOLIS se réunissent pour contribuer au grand débat et "nourrir utilement la discussion, lui donner du grain à moudre sur la réalité des problèmes mais aussi des ressources de notre pays et des solutions qui s’expérimentent un peu partout, nous souhaitons verser au débat les faits, les connaissances et les idées mis en lumière par nos travaux et nos réflexions".
Découvrez cette initiative et leurs contributions en cliquant ici.
Cartographier les risques, c'est déjà apprendre à les gérer
La maîtrise des risques est un enjeu clé de la gouvernance des associations. Le Guide IDEAS aborde ce thème sous différents angles et plus spécifiquement par la réalisation d’une cartographie des risques. L’article, rédigé par IDEAS pour le compte d’ISBL Magazine, explique pourquoi et comment élaborer le « Plan de gestion des Risques » d’une association.
La gestion des risques est souvent vue comme une affaire de spécialistes, les dirigeants associatifs ne s’intéressant alors qu’aux risques majeurs ou à ceux (souvent financiers) avec lesquels ils sont plus familiers. De plus, ils peuvent être démunis en termes de méthodologie et, ne sachant pas par où commencer, se résignent parfois à ne pas commencer du tout.
Pourtant, dans l’optique d’une bonne gouvernance telle que décrite par le Guide IDEAS des bonnes pratiques et valorisée par le Label IDEAS, une bonne gestion des risques fait partie intégrante des processus clés à mettre en œuvre dans une organisation.
Nous décrirons la première étape – cruciale – d’un processus de gestion des risques, avec l’espoir de convaincre le lecteur qu’avec un peu de détermination, de rigueur et d’imagination, il est relativement facile d’en venir à bout.
Qu’entend-on par « cartographie des risques » ?
Un randonneur préparant une sortie en montagne utilisera une carte pour reconnaître son itinéraire et identifier les principaux obstacles à sa progression (ici une pente raide, là un torrent à franchir), en évaluer la difficulté et anticiper comment les surmonter (par exemple en emportant un équipement spécifique, ou en prévoyant de faire un détour).
Pour une association ou une fondation, pas de carte IGN prête à l’emploi. Il va s’agir, dans une première phase, de construire sa propre cartographie des risques : s’appuyant sur le plan stratégique (qui décrit le but et l’itinéraire), elle devra identifier et analyser les principaux événements négatifs pouvant survenir sur sa route. C’est ensuite sur la base de cette cartographie que l’on pourra, dans une seconde phase, définir des parades aux risques identifiés.
Il est clair que de la qualité de la cartographie initiale dépendra l’efficacité des parades et la sécurité globale de l’organisation. Nous nous attacherons donc ici à décrire à grands traits comment élaborer la cartographie des risques.
Par où commencer ?
La première étape consistera en un simple recensement de tous les risques. Un moyen simple et efficace consiste à procéder à un « remue-méninges » (brainstorming) avec des personnels représentatifs de différentes facettes des activités, autour de la question simple : qu’est-ce qui pourrait survenir qui aurait le potentiel de nous empêcher (un temps ou définitivement) d’atteindre nos objectifs ?
Cette approche collégiale permettra d’éviter le premier écueil dans la démarche, qui consiste à « chercher sous le lampadaire », c’est à dire n’explorer que des domaines familiers ou de ne procéder qu’à un recensement des événements déjà survenus dans le passé. C’est ainsi qu’une association pensera spontanément à inclure dans sa cartographie le risque de retrait d’un grand donateur, mais pas celui lié à une exposition médiatique défavorable liée à un incident survenu dans le cadre de ses activités, où même chez un partenaire ; pourtant, un tel incident aurait le potentiel de gravement nuire à l’image de l’association et par contrecoup à sa capacité à mobiliser des financements pour poursuivre son action.
La deuxième étape s’attachera à qualifier chacun des risques identifiés dans le contexte spécifique de l’organisation, aussi bien en termes de probabilité (le risque de tsunami est probablement très faible au siège, mais peut être fort si l’organisation intervient par exemple en Indonésie), qu’en termes d’impact (certains événements certes négatifs n’affecteront que marginalement les opérations, tandis que d’autres auront le potentiel de paralyser toute l’organisation).
La troisième étape utilisera la qualification des risques pour évaluer leur criticité (définie comme le produit de probabilité x impact) et les prioriser. En effet, la liste des risques identifiés sera probablement trop longue pour imaginer que l’organisation puisse les affronter tous et construire une parade appropriée pour chacun. Seule une priorisation rigoureuse fondée sur le niveau de criticité de chaque risque permettra à l’organisation de développer des plans d’action efficaces.
Enfin, il sera nécessaire d’identifier pour les risques les plus critiques, des responsables qui seront en charge du suivi de la mise en place des parades et de leur capacité à traiter ces risques.
Quelles sont quelques erreurs à ne pas commettre ?
Nous avons mentionné plus haut le premier des écueils, celui des “angles morts” de l’organisation qui l’amènent à ignorer certains risques bien réels, se contenter de couvrir le champ qui lui est familier ou simplement recenser les événements déjà survenus dans le passé. Il est crucial de se poser des questions sur tout ce qui pourrait survenir (pas seulement ce qui s’est déjà passé), et pour cela une démarche collégiale est particulièrement adaptée.
Un deuxième écueil est la difficulté de trouver le niveau de détail adapté : une cartographie des risques décrite de façon trop générale ne permettra pas d’agir, tandis qu’un catalogue trop exhaustif épuisera l’organisation dans la poursuite d’un trop grand nombre de chantiers. Posons-nous simplement, pour chacun des risques identifiés, la question suivante : “est-ce que ce risque est suffisamment bien défini pour nous permettre d’élaborer une parade effective ? ” Si la réponse est oui, inutile d’aller plus loin dans le détail. Si elle est non, il faudra continuer à analyser le risque, souvent en le subdivisant, jusqu’à ce qu’il soit suffisamment clair et explicite.
Enfin, un troisième écueil résulte d’une cartographie inachevée La cartographie incomplète qui ne permet pas de prioriser : la cartographie n’est pas un simple catalogue, même si le recensement systématique des risques est une étape indispensable dans son élaboration. La cartographie des risques ne peut jouer pleinement son rôle que si chaque risque est caractérisé (en termes de probabilité et d’impact potentiel) et priorisé en termes de criticité (probabilité x impact). Seule une priorisation rigoureuse permettra à l’organisation de développer des plans d’action efficaces.
Notre cartographie est prête, et après ?
L’élaboration d’une cartographie des risques aboutie représente un travail significatif pour l’organisation, et la tentation peut être forte de pousser un ouf de soulagement… et de s’arrêter là. Cependant, elle n’aura vraiment de valeur pour l’organisation que dans la deuxième phase du processus qui consistera, pour chaque risque identifié, caractérisé et priorisé, à définir un plan d’action permettant de le prévenir ou l’atténuer. L’engagement fort des dirigeants de l’association ou de la fondation sera alors essentiel pour garantir que ces plans d’action soient effectifs et protègent l’organisation de façon adéquate. Dans le référentiel IDEAS, c’est le rôle dévolu à un comité spécialisé, dénommé Comité d’Audit, d’être le garant des bonnes pratiques, au premier rang desquelles la gestion rigoureuse des risques.
Auteur : Olivier Thomas, Conseiller bénévole IDEAS
Article rédigé pour le Magazine d’ISBL Consultants.
ISBL CONSULTANTS est un réseau pluridisciplinaire de spécialistes au service des institutions sans but lucratif (ISBL) et de leur évolution. À ce titre, il propose une veille juridique gratuite à l’attention de ses abonnés, participe à des colloques et forum, organise des séminaires de formation spécialisée et offre une expertise transdisciplinaire dans quatre secteurs d’activités distincts : Les associations / Les fondations, fonds de dotation et le mécénat / Le sport / L’économie sociale et solidaire (ESS).
RDV 22/05 : ATELIER IDEAS Lab: "Comment réussir vos projets?"
Cet atelier IDEAS Lab permet d'approfondir l'un des objectifs du Guide IDEAS des bonnes pratiques : le pilotage de la performance. Nous aborderons les grands principes de la méthodologie de Conduite de projet, les étapes à franchir et le rôle des différents acteurs.
Décider de lancer un projet est souvent chose facile.
Mais comment faire pour qu'un projet atteigne les objectifs fixés ?
Une des raisons de l'échec de nombreux projets est l'absence ou la défaillance de la méthodologie de conduite de projet.
Lors de cet IDEAS Lab, nous verrons :
- les grands principes de la méthodologie de la Conduite de Projet
- les étapes à franchir
- le rôle des différents acteurs
RDV Le mercredi 22 Mai 2019 de 9h30 à 12h30 à Paris 1er
(Accueil café dès 9h)
Adresse exacte communiquée après inscription.
Cet atelier concerne plus particulièrement les dirigeants et chefs de projet.
Conditions de participation :
- Organismes accompagnés par l'Institut IDEAS : Gratuit
- Autres organismes à but non lucratif : 40 € (limité à 2 places)
> Inscription en cliquant ici <