La démarche de labellisation IDEAS vise à promouvoir de bonnes pratiques de gouvernance ainsi que la maîtrise et le pilotage de l’action. Dans le cadre de l’accompagnement au Label, IDEAS préconise la création d’un « comité d’audit ».
Cet article, rédigé pour le compte d’ISBL Magazine, revient sur le rôle crucial de ce Comité, garant du respect et de la bonne diffusion des règles internes et des lois.

Le guide IDEAS et le comité d’audit.

En s’inscrivant dans la démarche pour la labellisation IDEAS, les associations adhèrent aux pratiques de bonne gouvernance promues par le Label. L’installation d’un comité d’audit, quand il n’existe pas, constitue une obligation acceptée, une « application volontaire du code de commerce » (cf. indicateur 70 du guide IDEAS)

Le guide IDEAS des bonnes pratiques définit ainsi le comité d’audit et ses missions :

« Un organe interne de contrôle assure une veille active sur la prévention des risques et le respect des règles de gouvernance.

Indicateur 36 : Le conseil d’administration (ou l’Assemblée Générale) nomme un organe de contrôle, le comité d’audit, dont les salariés et le Président ne font pas partie (voir G.4.17). La présence de personnes qualifiées extérieures au conseil est nécessaire.

– Il analyse les risques auxquels est soumise l’association, et s’assure que l’organisation et les procédures prennent en compte leur prévention.

– Il rapporte au Conseil d’Administration. (Cf. indicateur 43) et fait part au conseil de son avis sur le respect des règles de gouvernance et de déontologie par les dirigeants et les principaux collaborateurs de l’association. (Cf. indicateur 38)

– Il peut interroger les administrateurs et les directeurs et se faire communiquer les pièces comptables, les correspondances et les contrats justificatifs. Il est soumis à la discrétion vis-à-vis de l’extérieur de l’association.

– Il recueille avec discrétion les alertes spontanées des salariés ou bénévoles. »

L’effectivité du comité d’audit revêt une importance majeure, illustrée par les nombreux indicateurs qui y font référence dans le guide IDEAS.

Cette bonne pratique constitue donc une exigence forte au regard de la nature des organisations candidates au Label IDEAS.

Un comité d’audit, qui apporte au conseil d’administration une « assurance raisonnable » que le dispositif de contrôle interne[1] est adapté aux enjeux de l’organisation, est un signe de maturité élevée.

Les périmètre et responsabilités du comité d’audit.

Le comité d’audit est une émanation du Conseil d’administration auquel il rend compte et propose, le cas échéant, des mesures d’amélioration du dispositif de contrôle interne – maîtrise de l’activité – ce dispositif étant de la responsabilité du management.

Il s’agit d’un comité spécialisé et expert qui a un devoir d’alerte en cas de non maîtrise ou de l’absence de prise en compte d’un risque, ou s’il constate un écart dans la mise en œuvre de la stratégie par rapport au plan stratégique.

L’appréciation de l’adaptation du dispositif de contrôle interne par le comité d’audit se fonde, en premier niveau, sur l’analyse des risques (cartographie des risques stratégiques, opérationnels, juridiques, financiers…) et celle des actions de maîtrise qui en résultent (prévention, réduction des risques, traitement des crises et préparation de la communication de crise). L’appréciation portée par le comité d’audit est soumise à la décision du Conseil.

Le comité doit être informé du plan de contrôle interne et de ses résultats, du plan d’audit et des rapports de mission : il approuve ces plans de contrôle et d’audit et les soumet à la décision du Conseil

Le comité d’audit doit être informé du plan stratégique et des plans d’actions annuels qui en découlent.

Il a connaissance de tous les documents structurants de l’association tels que la charte de déontologie ou le projet associatif par exemple.

Il est informé des règles comptables appliquées par l’organisation et consulté pour tout changement de méthode comptable prévu.

Le comité d’audit entend les commissaires aux comptes sur leur rapport sur le contrôle interne et sur leur rapport final de certification.

Par ces moyens, le comité d’audit dispose de la capacité de suivre la réalisation, par le management, des actions de maîtrise de l’activité, de la capacité de s’assurer de la conformité juridique et réglementaire des actions de l’organisation. Il peut apprécier les modalités de la formation de l’information comptable et financière aux fins de présenter, in fine, un rapport annuel – rapport du contrôle interne et de l’audit – au Conseil d’Administration.

Le champ des responsabilités du comité d’audit nécessite qu’il se dote des compétences nécessaires à l’appréciation professionnelle des dispositifs et mesures qui sont soumis à ses avis : un de ses membres au moins doit avoir ces compétences et il est de bonne pratique que la Direction, outre la mise à disposition de toute documentation nécessaire, organise la formation des membres du comité.

L’un des membres doit être une personne qualifiée indépendante.

Pour les organisations sans but lucratif : caractère obligatoire ou bonne pratique?

Pour la sphère marchande, le comité d’audit a été, jusqu’à l’ordonnance du 18 mars 2016 qui a transposé en droit français la directive européenne, une bonne pratique recommandée par les codes AFEP-MEDEF, par l’IFA…et par la profession des auditeurs (IFACI…). L’entrée en vigueur de l’ordonnance impose donc une bonne pratique et quelques obligations nouvelles tant aux sociétés concernées qu’à la profession d’auditeur externes.

Les associations sont hors du champ de l’ordonnance qui vise les seules entités d’intérêt public (EIP). Les EIP, ce sont les sociétés cotées, les sociétés d’assurance, les établissements financiers et …les associations qui émettent des emprunts obligataires.

Un champ éloigné, donc, de celui des organisations concourant au Label IDEAS. Et le comité d’Audit au sens du Guide IDEAS marque également sa différence avec l’organe mis en place dans les EIP.

Dans la démarche de labellisation IDEAS, visant à promouvoir les bonnes pratiques de gouvernance, la maîtrise et le pilotage de l’action, le comité d’audit est garant du respect et de la bonne diffusion des règles internes et des lois, son rôle est donc crucial.

Les conditions de succès d’un comité d’audit et ses apports

L’installation d’un comité d’audit conforme aux prescriptions de l’indicateur 36 du guide des bonnes pratiques, constitue la partie émergée d’un dispositif global de maîtrise de l’activité parce qu’il repose sur l’existence :

– d’une connaissance des risques pouvant affecter le fonctionnement et les missions de l’organisation, afin de les prévenir, de les sécuriser…ou bien « de ne pas y aller » si on ne peut pas les maîtriser…, de procédures de « contrôle permanent » (autocontrôle dont l’effectivité doit être assurée par un dispositif de pilotage du contrôle interne et de « contrôle du contrôle »),

– d’un plan de « contrôle périodique » (l’audit interne),

– de la relation avec les auditeurs externes (commissaires aux comptes).

L’architecture de ce dispositif global, pour être pleinement efficace, doit être adaptée à la taille de l’organisation concernée. En ce domaine aussi, le mieux est –souvent- l’ennemi du bien et, trop de contrôle tue le contrôle : il revient donc au comité d’audit de veiller au rapport « coût du contrôle / enjeux de l’organisation ».

Le comité d’audit sera ainsi tout à la fois :

– Un « accélérateur » de bonne gouvernance,

– Un engagement à se doter, de façon adaptée, des moyens et compétences d’analyse, de contrôle, de pilotage… et de transparence,

– Un outil supplémentaire de responsabilisation de l’ensemble de l’organisation.

La pratique démontre par ailleurs que le comité d’audit est également un moyen de recruter de futurs administrateurs qualifiés et d’enrichir la palette des compétences au sein des bénévoles de l’association.

Dans le cadre de la démarche IDEAS, le comité d’audit, informé par le management, pourra être, de façon pertinente, l’instance de suivi du diagnostic, de la phase d’optimisation puis des actions d’amélioration continue en phase de post label.

Auteur : Michel Monier –  Conseiller bénévole IDEAS, Ex-DGA de l’Unédic, Strategic risk award- best risk management in public sector- Londres 2007 avec le Comité de rédaction IDEAS.

Article rédigé pour le Magazine d’ISBL Consultants.

 

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