L’Institut IDEAS vous propose de redécouvrir sa démarche grâce à cet article initialement paru dans le dossier spécial de Juris Associations n°616
Mutations des formes de l’engagement bénévole, évolutions des modèles socio-économiques, réforme du règlement comptable, instabilité du cadre fiscal, autant d’enjeux, toujours renouvelés, pour les acteurs de l’intérêt général. Dans ce contexte, l’Institut IDEAS a construit une démarche structurante pour aider les associations, les fondations et les fonds de dotations à faire face à ces évolutions.
La démarche de labellisation IDEAS s’appuie sur quatre leviers : le Guide IDEAS des bonnes pratiques, une méthodologie et des outils, des conseillers bénévoles, un engagement dans la durée.
Objectif : soutenir l’organisme dans sa montée en compétences et lui donner les clés d’un questionnement utile et pertinent.
La démarche IDEAS est le résultat d’une coconstruction avec ses parties prenantes, financeurs – mécènes, philanthropes, institutions –, associations, fondations, experts de l’évaluation et de l’audit afin d’assurer la pluralité des approches, le pragmatisme de la méthode et l’efficacité opérationnelle.
En conséquence : elle permet une approche à 360 degrés qui s’inscrit dans la durée et valorisée par un Label.
La démarche d’accompagnement s’appuie sur le Guide IDEAS qui propose 90 bonnes pratiques – sur trois thèmes clés : gouvernance, finances, pilotage et évaluation – pour aborder tous les aspects du fonctionnement d’une organisation, et permettre à l’organisme de s’engager dans un parcours structuré d’amélioration continue.
-
Parties prenantes de la démarche de labellisation
Organismes éligibles
Sont éligibles à la démarche IDEAS les associations, les fondations, les fonds de dotation qui œuvrent dans tous les domaines de l’intérêt général, quels que soient leur taille ou leur modèle économique (subventions publiques, revenus d’activités, mécénat, générosité publique…).
Lors de la candidature d’un organisme – validée par décision de son conseil d’administration –, IDEAS effectue au préalable une analyse sur base documentaire pour s’assurer de son éligibilité, puis identifie un binôme de conseillers bénévoles pour cette mission qui va durer en moyenne 18 mois jusqu’à la candidature au Label.
Conseillers bénévoles
Les conseillers bénévoles sont des experts aux profils variés : direction, management, stratégie, RH, conduite du changement, gestion de projet, finances, expertise-comptable, contrôle de gestion, affaires juridiques…
L’Institut IDEAS fournit à ces conseillers bénévoles une formation sur le Guide IDEAS, des outils méthodologiques et les convie régulièrement à des ateliers de formation pour approfondir certaines thématiques.
-
Principales étapes de la démarche de labellisation
La démarche se déroule en quatre grandes étapes : le diagnostic, l’optimisation, les contrôles externes et la candidature au Comité Label.
Diagnostic
Les conseillers bénévoles établissent un état des lieux de l’organisme au regard des 90 bonnes pratiques du Guide IDEAS. Le diagnostic dure de deux à trois mois et mobilise entre cinq et huit demi-journées pour about à un constat partagé.
À l’issue de ce diagnostic, les conseillers rédigent une convention d’optimisation en accord avec l’organisme accompagné. Véritable feuille de route, elle précise les chantiers d’amélioration, les livrables attendus, ainsi qu’un planning de réalisation.
Optimisation
La phase d’optimisation est menée au rythme souhaité par l’organisme. Cette étape d’amélioration des pratiques permet d’aborder les thématiques clés : fondamentaux associatifs, réflexion stratégique, modèle socio-économique, maîtrise des risques, interaction avec ses parties prenantes, gestion des richesses humaines…
Une méthode, des outils pour « faire avec ». Pour l’aider dans sa progression, IDEAS met à disposition de l’organisme différents moyens et outils :
– la formation continue, sous la forme d’IDEASLab : ateliers techniques pour approfondir un thème, souvent réalisés avec les experts du secteur ;
– des outils, dans un espace dédié du site d’IDEAS : fiches méthodologiques, fiches techniques, exemples de livrables tels que la cartographie des risques, la fiche de mission du comité d’audit, la charte de déontologie… ;
– le support de l’équipe IDEAS : chaque accompagnement est conduit comme un projet.
Des conseillers bénévoles pour « faire ensemble ». Les conseillers bénévoles mettent à disposition de l’organisme leurs compétences et leur expérience dans les différents chantiers mis en œuvre, avec des points d’étape réguliers avec l’équipe permanente d’IDEAS.
Cette étape peut durer entre 6 et 18 mois selon la capacité de l’organisation à se mobiliser sur la démarche dans l’objectif d’obtenir une véritable appropriation des bonnes pratiques et de conforter la dynamique d’amélioration continue.
Contrôles externes
Lorsque la situation de l’organisme lui permet d’envisager sa candidature devant le Comité Label, il va solliciter une mission de contrôles externes réalisée par des professionnels indépendants, le commissaire aux comptes et un expert-comptable qu’il choisit et rémunère.
Facteurs de confiance pour les partenaires et les financeurs, ces contrôles portent sur les 90 bonnes pratiques du Guide IDEAS et donnent lieu à un rapport qui est transmis au Comité Label.
Candidature au Comité Label
L’organisme se présente devant le Comité Label qui prend sa décision après analyse du dossier et après une audition approfondie des dirigeants.
Le dossier est constitué du rapport des conseillers bénévoles, du rapport des contrôles externes ainsi que d’éléments clés tels que le projet associatif, le plan stratégique, la cartographie des risques, le comité d’audit ou encore les tableaux de bord.
Le Label IDEAS atteste d’un bon niveau de conformité de l’organisme au Guide IDEAS des bonnes pratiques.
Il est délivré pour trois ans, sous réserve des conclusions annuelles des conseillers bénévoles et de l’équipe permanente IDEAS, et a pour vocation de valoriser la qualité de l’organisme vis-à-vis de ses parties prenantes, bénévoles, salariés, usagers, partenaires, financeurs.
L’accompagnement ne s’arrête pas lors de l’obtention du Label, car l’organisme doit prendre en compte les conclusions des contrôleurs externes et les recommandations éventuelles du Comité Label. Il s’engage alors à poursuivre la dynamique d’amélioration continue avec le soutien des conseillers bénévoles IDEAS.
La démarche d’accompagnement IDEAS se caractérise par cet engagement réciproque, inscrit dans la durée, au profit de la montée en compétences des acteurs de l’intérêt général.
Elle constitue un levier de la professionnalisation des associations, fondations et fonds de dotation car elle offre un parcours structurant tout en préservant la singularité des modes d’intervention de chaque acteur.
Le Label IDEAS complète ce dispositif en donnant à voir la création de valeur de ces organismes et en les valorisant.
TEMOIGNAGE
Jean-Louis Villoutreix, conseiller bénévole IDEAS
Fin 2016, nouvellement retraité, devenir conseiller bénévole IDEAS était pour moi l’occasion donnée de découvrir le monde associatif en profondeur tout en faisant profiter de mon expérience en finance-gestion d’entreprise.
Trois ans plus tard, après avoir accompagné Enfants d’Asie puis Les Compagnons du Devoir et du Tour de France, mon bilan personnel va bien au-delà car j’ai aussi appris à faire avancer un dossier sans « être chef » ou « contrôleur des travaux finis » ou encore « petite main » pour des responsables souvent sur-occupés.
Ce doigté est absolument nécessaire pour créer la confiance et entretenir la motivation de tous durant le parcours exigeant de labellisation ; ni audit ni certification, mais une démarche d’amélioration continue, fondée sur des indicateurs objectifs, au service des parties prenantes.
Par Suzanne Chami
Déléguée générale de l’Institut IDEAS
Article initialement paru dans Juris Associations n°616